¿Por qué debo entregar copia de cédula o pasaporte del arrendatario en un PH?

Explicamos el numeral 13 del artículo 56 de la Ley de Propiedad Horizontal 

Cuando vivimos en un edificio o conjunto residencial regido por la Ley de Propiedad Horizontal, compartimos responsabilidades y derechos con otros propietarios. Uno de los aspectos clave para mantener una comunidad segura y organizada es conocer quiénes habitan las unidades inmobiliarias. En este contexto, el numeral 13 del artículo 56 de la Ley 284 de 2022 establece una obligación muy concreta para los propietarios que arriendan o ceden el uso de su unidad:

“Informar y entregar a la Junta Directiva y/o al administrador por razones de seguridad copia de cédula y/o pasaporte de persona o personas a quienes diera en arrendamiento o a cualquier título cediera el uso de su unidad inmobiliaria. La información suministrada deberá ser manejada bajo el principio de confidencialidad que establece esta Ley.”

¿Qué significa esto? Si usted es propietario de una unidad dentro de una propiedad horizontal y decide: 

• Alquilar su apartamento o local;
• Prestarlo a un familiar o amigo;
• Ceder su uso por cualquier otra razón (comodato, intercambio, etc.);

 Está legalmente obligado a entregar a la administración o junta directiva: 

• Una copia de la cédula o pasaporte de la persona o personas que residirán o utilizarán el inmueble.

¿Esto no viola la privacidad? No. La ley permite y exige este tipo de información únicamente por razones de seguridad, y exige que sea tratada de forma confidencial. Esto quiere decir que: 

• No puede ser publicada, compartida o utilizada con fines distintos a los de seguridad y control.
• La administración y la junta están obligadas a custodiar estos datos conforme al principio de confidencialidad que impone la ley.

 ¿Por qué es importante? Tener esta información permite que la administración: 

• Sepa quién reside en la propiedad, lo que facilita la respuesta ante emergencias o situaciones que afecten a la comunidad.
• Identifique correctamente a los ocupantes en caso de conflictos, daños o incumplimientos.
• Cumpla con sus deberes de seguridad y vigilancia, previniendo la entrada y permanencia de personas no autorizadas o desconocidas.

 ¿Quién puede exigir esta información? 

• La Junta Directiva del PH.
• El administrador, en representación de la Asamblea de Propietarios o en cumplimiento de sus funciones.

 ¿Qué pasa si no entrego esa copia? Al no cumplir con esta obligación, el propietario estaría incumpliendo la Ley de Propiedad Horizontal, lo que podría conllevar: 

• Sanciones establecidas en el reglamento del PH.
• Responsabilidades por cualquier daño, conflicto o situación generada por un ocupante no identificado.

En resumen 

Recomendación para propietarios 

Si va a alquilar o ceder su propiedad, informe previamente a la administración. Entregue los datos solicitados para evitar malentendidos y contribuir con la seguridad y buena convivencia dentro del PH. 

¿Eres parte de una Junta Directiva o Administración? 

Solicitar esta información no solo es legal, es tu deber. 

Hazlo con respeto, de forma formal y explicando que es para garantizar la seguridad y el cumplimiento de la ley.